Jak na archivaci dokumentů ve firmě? Zákony, pravidla a doporučení

Každá společnost po dobu své existence shromažďuje hromady dokumentů – faktury, účetní doklady, smlouvy, korespondence a další. Uložení dokumentů může být papírové nebo elektronické. Je ale třeba rozlišovat běžné uložení a archivaci dokumentů, která je podmíněna zákonem.

Když ve firmě ukládáte dokumenty, jde o dočasné řešení, které má být schopné poskytnout snadné dohledávání, kopírování, úpravy a další práci s dokumenty. Jde o zájem společnosti a nezáleží na tom, jestli jsou “papíry” poskládané v šanonech nebo jestli firma využívá nástroj pro elektronickou správu dokumentů. 

Archivace dokumentů je naopak trvalá a vyžaduje ji zákon. To znamená, že archivovaná data jsou pevná a neměnná. Podmínkou archivace je uchovávat dokumenty v čitelném stavu po určitou, pevně stanovenou dobu. Jaké dokumenty a jak dlouho je archivovat stanovuje zákon. Podle typu listiny může jít o 5, ale také až o 30 let.

Doba archivace dokumentů se řídí několika různými zákony. Mezi nejčastěji archivované dokumenty patří účetní doklady a dokumenty z oblasti personalistiky. Lhůty archivace dokumentů se počítají vždy od prvního dne následujícího roku (případně od prvního dne po konci účetního období, kterého se dokumenty týkají). Teprve po zákonné době archivace mohou být dokumenty skartovány. 

Archivace dokumentů podle Zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991) § 31 a § 32

• účetní uzávěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy apod. – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví – 5 let

Archivace dokumentů podle Zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon č. 499/2004 Sb.)

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají povinnost uchovávat dokumenty a dovolit z nich vybírat archiválie:

• zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády
• dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku
• zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad, zprávy o auditu
• smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem
• listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem
• dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek
• ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace atd.

Archivace dokumentů podle Zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.) § 27

Plátci DPH mají ze zákona povinnost uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období.

Archivace dokumentů podle Zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.) § 35a

Dokumenty týkající se zaměstnanců se musí podle zákona také archivovat:

• stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
• mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
• u obchodní společnosti a družstva seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let

Archivace e-mailů ve firmě podle nařízení GDPR

V ČR musí mít každá společnost plnou kontrolu nad smazanými a archivovanými e-maily díky evropskému nařízení GDPR po dobu až 10 let.

Firmy mají zároveň povinnost uchovávat elektronické záznamy podnikových dat včetně e-mailů. Pokud by došlo k právnímu sporu, všechny tyto záznamy musí být dohledatelné – běžná zálohování jsou nedostačující, protože výmluvy typu “ten dokument někam zmizel nebo ho nemůžu najít” nemají případně šanci. 

Povinnost archivace dokumentů končí skartací

Pokud není podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku, jeho povinnost archivace dokumentů končí skartací. Jestliže je ale podnikatel v obchodním rejstříku zapsaný, před skartací má povinnost jednat se státním archivem kvůli výběru archiválií z podnikatelských dokumentů, které jsou určené k uložení.

Některé dokumenty mohou být tak důležité pro další generace, že je ve firmě nesmíte po archivaci svévolně skartovat. Takové dokumenty je nutné nabídnout státnímu archivu k posouzení. Pokud úřad uzná za vhodné, že chce dokumenty archivovat, převezme je do svého archivu. 

Tuhle povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Ti musí trvale ukládat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona (např. zakladatelské dokumenty, jednací řády, výroční zprávy nebo účetní závěrky) a nabídnout je archivu k takzvanému „výběru“ poté, co uplyne jejich skartační lhůta nebo nejpozději v případě ukončení své činnosti.

I když zákon soukromě-právním subjektům nenařizuje povinnost vést spisovou službu, je v zájmu každé firmy efektivní správa dokumentů a jejich oběh. Díky tomu jsou ve firmě stanovena jasná práva a povinnosti pracovníků, kteří s dokumenty pracují. Následně je pak výrazně jednodušší mít přehled nad archivací a skartací dokumentů.

Zvlášť začínající podnikatelé řeší, jestli je nutné dokumenty archivovat elektronicky nebo zda je musí tisknout. Zákon o archivaci dokumentů je v tomto případě přívětivý. Máte možnost dokumenty archivovat tištěné, elektronické nebo i smíšené. 

Výhody elektronické archivace dokumentů

Elektronická archivace dokumentů je levná a ekologická. Představte si, že velká společnost ročně řeší třeba přes 20 000 faktur. Představa, že by tyhle dokumenty archivovala fyzicky, je bláznivá. Taková archivace dokumentů by vyžadovala neskutečné množství prostoru. 

Elektronická archivace dokumentů je tak výhodná, ale zároveň musíte splnit tři zásadní podmínky:

• Věrohodnost původu
• Neporušitelnost obsahu
• Čitelnost

To tedy znamená, že nestačí dokumenty jen naskenovat a archivovat na disku. Věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu při archivaci dokumentů splníte tak, že dokumenty opatříte elektronickým podpisem a následně je vybavíte kvalifikovaným časovým razítkem. To dokazuje, že archivovaný dokument nikdo neměnil. Nezapomeňte ale, že platnost časového razítka je omezená (5 let). Před vypršením platnosti proto musíte dokumenty „přerazítkovat“.

Čitelnost archivovaného dokumentu zaručíte tak, že ho uložíte ve formáteu PDF/A. Jde o celosvětově uznávaný formát pro archivaci dokumentů.