Co a jak anonymizovat, aby byl registr smluv spokojený

anonymizace-smluv

Podle zákona musíte před odesláním smlouvy do registru smluv začernit citlivé údaje. Jinak je malér. Víte, co všechno anonymizovat a jak to udělat co nejrychleji a nejjednodušeji?

Neznalost neomlouvá. A ani zákon č. 340/2015 Sb., tzv. Zákon o registru smluv, není milosrdný: Všechny státní organizace musí zveřejňovat uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a s metadaty (popisné údaje k dokumentu). 


Ať už to děláte ručně, nebo vám s tím pomáhá software, všechny tyto smlouvy musí mít před odesláním znečitelněné (anonymizované) citlivé údaje. Víte, které je nutné “začernit” a které nemusíte řešit? 

Citlivé údaje, které musí být na smlouvách anonymizovány

 

Sídlo – podnikající fyzická osoba
Ano. Pokud je adresa sídla shodná s místem trvalého či faktického pobytu. 


Bydliště fyzické osoby
U příjemců veřejných prostředků lze dle zákona o svobodném přístupu k informacím uvést obec bydliště (a rok narození). 


Číslo účtu
Anonymizovat, i když je informace dostupná z registru účtů.  


Telefon
Není možné publikovat, protože může vést k poškození práv osoby. 


E-mail
Nepřípustné publikovat, může vést k omezení práv osoby. 


Podpis jednajících osob
Vždy anonymizováno – obdobně podpisové vzory v OR jsou v neveřejné část. 


E-mail
Nepřípustné publikovat, může vést k omezení práv osoby. 

 

Obchodní tajemství
Vždy omezené, rozsah je následující: 

  • Určen ad hoc publikujícím subjektem. 
  • Obsažen pouze v části textu nazvaném „Obchodní tajemství“ či jinak podobně. 
  • Kontextově vyhledáno a manuálně anonymizováno. 

 

Kontextově vyhledané údaje
Týká se pouze dat, která byla anonymizovaná v hlavičce. Zavést v hlavičce zkratky, nezbytné údaje soustředit do jedné části smlouvy a tu anonymizovat.

Údaje, které ve smlouvě není nutné anonymizovat

Obchodní firma
Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES apod).  


Jednající/Zastoupená
Dostupné z veřejných zdrojů (OR – jednatel, prokurista).  


Sídlo - právnická osoba
Vždy dostupné z veřejných zdrojů (OR, ARES apod)  


IČO
Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES).  


DIČ
Vždy dostupné z veřejných zdrojů (ARES), lze odvodit od IČO. .  


Identifikátor datové schránky
Bez újmy na právu na soukromí, veřejně dostupný údaj.


Zdrojem těchto informací jsou metodické pokyny MVČR, které najdete v kompletním znění na tomto odkaze

Anonymizovat smlouvy je tedy nutnost. Jak na to, aby vás to nestálo čas a náklady?

Při představě, že denně musíte ručně “začernit” desítky až stovky dokumentů, vás možná berou mrákoty. 

Černý fix rovnou odložte. Zbavte se účinně citlivých údajů z dokumentů, které pocházejí z různých zdrojů. Využijte software, který udělá “černou” práci za administrativní pracovníky. 

Chytrý software vám pomůže v několika ohledech:

  • rychlé začerňování slov či odstavců jedním kliknutím
  • získávání informací z dokumentu bez nutnosti přepisování
  • anonymizace a vytěžování metadat z dokumentů ze skenování, e-mailových příloh i obrazových souborů 
  • snížení chybovosti při ruční prácipotvrzení o zveřejnění v registru
  • potvrzení o zveřejnění v registru