Anonymizace dokumentů je velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy musíte anonymizaci dokumentů skutečně využít? Jaké je nejvhodnější řešení?
Firmami a různými organizacemi denně proudí i tisíce dokumentů, s nimiž se dále pracuje. S daty z dokumentů však nelze nakládat, jak se nám líbí. Obyčejně obsahují citlivé osobní údaje, na které se vztahují přímo zákony. Proto je důležité mít přehled o anonymizaci dat v dokumentech.
Za osobní údaj je považována každá informace, která má co dočinění s určitým člověkem. To znamená, že cokoliv vede k identifikaci konkrétní osoby (například telefonní nebo rodné číslo), spadá pod ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.
Pokud tedy chcete s dokumenty a daty dále pracovat, musíte je anonymizovat - začernit, nebo jakkoliv jinak odstranit.
Anonymizovaná data nepomáhají v identifikaci konkrétní osoby, a proto s nimi můžete nakládat volněji. Nespadají pod regule zákona o ochraně osobních údajů.
Pozor. Pouhé začernění jména a rodného čísla nestačí. Je třeba dávat skutečně dobrý pozor na to, aby z dokumentu zmizely i další informace odkazující na daného člověka. I malá nepozornost může vést i ke statisícovým pokutám.
Musíte data také anonymizovat? Poraďte se s odborníky. Nejčastěji se však využívá:
Jedním z typických případů, kdy je nutné dokumenty anonymizovat, je odesílání smluv do registru smluv. V tabulce najdete všechna data, která je nutné odstranit. Představte si, kdybyste všechna tato data museli ve firmě anonymizovat ručně…
Z výše uvedené tabulky je zřejmé, že pokud ve firmě potřebujete anonymizovat větší počet dokumentů, ruční práce je časově velmi náročná a nákladná. S řešením pro anonymizaci získáte:
Potřebujete efektivně anonymizovat dokumenty? Máte na výběr ze 2 možností: Buďto to budete dělat u každého dokumentu ručně, což zabere věky a zvyšuje to riziko chybovosti
O digitalizaci firem se hodně mluví a tak vás možná napadá otázka, zda je vhodná a výhodná také pro vaši organizaci. Přečtěte si o sedmi benefitech, které mají vliv na ziskovost a efektivitu.
Anomymizace dat je v poslední době velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy ji skutečně musíte využít?
S každým rokem přichází na řadu povinnost udělat si pořádek v dokumentech a mimo jiné archivovat účetní doklady. Co o archivaci účetních dokladů praví zákon? Na co si dát při archivaci pozor? V…
