Anonymizace dokumentů. Definice, příklady, řešení

anonymizace-dokumentu

Anonymizace dokumentů je velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy musíte anonymizaci dokumentů skutečně využít? Jaké je nejvhodnější řešení?

Firmami a různými organizacemi denně proudí i tisíce dokumentů, s nimiž se dále pracuje. S daty z dokumentů však nelze nakládat, jak se nám líbí. Obyčejně obsahují citlivé osobní údaje, na které se vztahují přímo zákony. Proto je důležité mít přehled o anonymizaci dat v dokumentech.

Osobní údaje podle práva a anonymizace dokumentů

Za osobní údaj je považována každá informace, která má co dočinění s určitým člověkem. To znamená, že cokoliv vede k identifikaci konkrétní osoby (například telefonní nebo rodné číslo), spadá pod ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.

Pokud tedy chcete s dokumenty a daty dále pracovat, musíte je anonymizovat - začernit, nebo jakkoliv jinak odstranit.

Jak nakládat s daty z anonymizovaných dokumentů

Anonymizovaná data nepomáhají v identifikaci konkrétní osoby, a proto s nimi můžete nakládat volněji. Nespadají pod regule zákona o ochraně osobních údajů.

Pozor. Pouhé začernění jména a rodného čísla nestačí. Je třeba dávat skutečně dobrý pozor na to, aby z dokumentu zmizely i další informace odkazující na daného člověka. I malá nepozornost může vést i ke statisícovým pokutám.

Časté případy, kdy je nutné citlivá data v dokumentu anonymizovat

Musíte data také anonymizovat? Poraďte se s odborníky. Nejčastěji se však využívá:

  • statistické či vyhodnocovací účely
  • hromadné zpracování marketingových dat
  • výzkumy
  • odstraňování citlivých údajů ve smlouvách a na fakturách
  • při přípravě testovacích dat
  • během zátěžového testování aplikací a databází
  • zveřejňování smluv v centrálním registru
anonymizace-dokumentu-1
anonymizace-dokumentu-1

Anonymizace dokumentů a Registr smluv

Jedním z typických případů, kdy je nutné dokumenty anonymizovat, je odesílání smluv do registru smluv. V tabulce najdete všechna data, která je nutné odstranit. Představte si, kdybyste všechna tato data museli ve firmě anonymizovat ručně…

 

anonymizace-dokumentu-tabulka
anonymizace-dokumentu-tabulka

Výhody automatického řešení anonymizace dokumentů

Z výše uvedené tabulky je zřejmé, že pokud ve firmě potřebujete anonymizovat větší počet dokumentů, ruční práce je časově velmi náročná a nákladná. S řešením pro anonymizaci získáte: 

  • Rychlé začerňování (anonymizace) celých slov jediným kliknutím nebo označováním odstavců v dokumentu.
  • Rychlé a snadné získávání informací z dokumentu bez nutnosti přepisování (stačí kliknout).
  • Náhled dokumentu před exportem do Registru smluv.
  • Trvalé odstranění citlivých informací. 

Potřebujete efektivně anonymizovat dokumenty? Máte na výběr ze 2 možností: Buďto to budete dělat u každého dokumentu ručně, což zabere věky a zvyšuje to riziko chybovosti