Anomymizace dat je v poslední době velmi diskutovaným tématem. Registr smluv, GDPR i další případy ji nutně vyžadují. Kde a kdy ji skutečně musíte využít?
Firmami a různými organizacemi denně proudí i tisíce dokumentů, se nimiž se dále pracuje. S daty z dokumentů však nelze nakládat, jak se nám líbí. Obyčejně obsahují citlivé osobní údaje, na které se vztahují přímo zákony. Na řadu přichází anonymizace dat. jak na to?
Za osobní údaj je považována každá informace, která má co dočinění s určitým člověkem. To znamená, že cokoliv vede k identifikaci konkrétní osoby (například telefonní či rodné číslo), spadá pod ustanovení zákona o ochraně osobních údajů.
Pokud tedy chcete s dokumenty a daty dále pracovat, musíte je anonymizovat – začernit, nebo jakkoliv jinak odstranit. Anonymizaci dat lze však řešit i efektivnějšími cestami. Ale o tom níže.
Anonymizovaná data nepomáhají v identifikaci konkrétní osoby, a proto s nimi můžete nakládat volněji. Nespadají pod regule zákona o ochraně osobních údajů.
Pozor. Prostě začernění jména a rodného čísla nestačí. Je třeba dávat skutečně dobrý pozor na to, aby z dokumentu zmizely i další informace odkazující na daného člověka. I malá nepozornost může vést i ke statisícovým pokutám. Proto je vhodné se na důkladnou anonymizaci dat důkladně zaměřit.
Musíte data také anonymizovat data? Poraďte se s odborníky. Nejčastěji se však využívá:
Anonymizovat data můžete vlastně dvěma způsoby.
Prvním je primitivní začerňování dokumentů ručně. Pověřená osoba zkrátka vezme dokument do ruky a data anonymizuje třeba fixem. Pokud ve firmě potřebujete anonymizovat data na pár dokumentech, může tohle trošičku fungovat. Ale stejně, kvalifikovaná pracovní síla se dá využít lépe někde jinde. A jestli máte spoustu firemní dokumentace, což je v drtivé většině případů, ruční anonymizace dat nemá vůbec smysl.
Co takhle vyměnit ruční anonymizaci dat za pokročilejší řešení, které dělá “černou” práci za vás. Se šikovnými programy je možné rychle začerňovat celá slova jediným kliknutím, efektivní získávání dat z dokumentů bez přepisování nebo snížení chybovosti při anonymizaci dat. Takové řešení několikanásobně zvýší produktivitu práce a ušetří čas.
Používáte ve firmě tradiční postupy ručního vedení ISO firemní dokumentace? Trápí vás chybovost a značná neefektivita? Přesvědčte se o tom, že s ruční správou v dnešní době neobstojíte. Přečtěte si…
Co je to digitalizace dokumentů? Jak přispěje k efektivnějšímu chodu firmy? Jak se do digitalizace dokumentů pustit? Přečtěte si vše podstatné, co potřebujete vědět.
Optické rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition) je jednou z metod pro efektivní získávání dat z dokumentů. Jaké jsou výhody OCR software? Může pomoci s dokumenty také ve vaší firmě?