Správa ISO dokumentace

Spravujte elektronicky veškerou firemní ISO dokumentaci. Vyhněte se problémům s tvorbou, schvalováním či změnovým interním řízením norem díky DOCU‑X DMS.

Činnost každé organizace je řízena souborem externích i interních norem, které jsou nutné pro dodržování kvality procesů a výkonů společnosti.

Při takovém řízení dochází především ve velkých organizacích k problémům, které souvisejí s tvorbou, schvalováním či změnovým řízením norem. Stejně tak i s jejich distribucí určeným pracovníkům a stahováním neplatných verzí norem.

Celý proces je mimořádně organizačně, papírově, pracovně i časově náročný, vyžaduje zapojení mnoha zaměstnanců a koordinaci jejich činností.

Domluvit online ukázku

Pracujte při správě ISO dokumentů produktivně

  • Digitalizace celého procesu řízení předpisové dokumentace
  • Automatizace schvalovacího a změnového řízení
  • Udržování verzí norem, jejich historický přehled a možnost prohlížení
  • Snížení nákladů – odbourání papírové dokumentace při schvalování, změnovém řízení a distribuci
  • Zvýšení pracovní produktivity zaměstnanců podílejících se na tvorbě a správě norem
  • Výrazné ulehčení interních auditů a procesů certifikace a recertifikace pro systémy ISO

Podrobný popis řešení pro správu ISO dokumentace

Tvorba nových norem podle šablon

Usnadněte si práci při vytváření nových norem. Součástí řešení jsou šablony, s nimiž nové normy vzniknou mnohem rychleji a jednodušeji a mají vždy jasně danou strukturu.

Připomínkování a schvalování revizí

DOCU‑X DMS umožňuje řízený proces pro připomínkování a schvalování, kdy vybraní uživatelé pracují nad jedním dokumentem, jejich činnosti jsou evidovány a je tak přehled o veškerých činnostech.

Elektronická distribuce norem zodpovědným pracovníkem

Stačí vybrat skupinu uživatelů nebo konkrétní uživatele a na jedno kliknutí všem odejde úkol v rámci připomínkování nebo schvalování. Současně vidí zodpovědný uživatel, kdo již úkol splnil/nesplnil a jak reagoval.

Publikace platných norem

Po kompletní schválení dokumentu dojde k vystavení pro všechny uživatele v rámci společnosti, kteří se mají dokumentem/směrnicí řídit a ti jsou o tom opět informování emailovou notifikací.

Automatické stažení či znepřístupnění neplatných norem

Při tvorbě nových norem či během jejich změn můžete snadno zapomenout na staré, neplatné. Naše řešení tyto normy může automaticky znepřístupnit/archivovat a Vy se můžete soustředit na důležitější věci.

Jednoduchá revize norem

Díky verzování dokumentů je revize norem snadnější než kdykoliv předtím. Jakákoliv změna v dokumentu je evidována jako nová verze dokumentu a zároveň je možné automaticky měnit číslo verze směrnice.

Archiv platných a neplatných norem

Mějte v normách naprostý pořádek. I když některé normy stáhnete či znepřístupníte, mohou se Vám v budoucnosti hodit. Archiv platných i neplatných norem udržuje v ISO dokumentaci pořádek – jsou vždy snadno k nalezení.

Toto řešení je součástí DOCU‑X DMS. Získáte tak nejen aplikaci pro správu ISO dokumentace, ale po rozšíření má možnost spravovat elektronicky veškerou firemní dokumentaci.