Automatické zpracování dodavatelských faktur

Zaveďte do přijímání a schvalování přijatých faktur jasný systém. Minimalizujete kolování papírových dokumentů a docílíte urychlení, zefektivnění a zprůhlednění celého procesu.

Chodí Vám faktury do firmy poštou a administrativní pracovníci je zdlouhavě kopírují a zakládají do šanonů? Nebo musí při přijetí faktury do e‑mailu každou zprávu ručně otevřít, dokument vytisknout a založit?

Vyhněte se zdlouhavým procesům, které zbytečně firmě zvyšují náklady a riziko vzniku chyb.

Domluvit online ukázku

Přijímejte a zpracovávejte faktury s nejnižší náročností

  • Žádné přepisování dat z faktur do ERP
  • Fulltextové vyhledávání v dokumentech
  • Dokumenty k dispozici ihned po uložení do DOCU‑X DMS
  • Snížení nákladů na spotřební materiál
  • Zabezpečení faktur proti ztrátě
  • Urychlení celého procesu schválení faktury
  • Zvýšení přehlednosti celého procesu

Podrobný popis řešení automatického zpracování dodavatelských faktur

Vytěžení dat při skenování přijatých faktur

Systém DOCU‑X OCR z dokumentu sám vytěží potřebná data, která využije pro uložení do elektronického archivu. Popřípadě je odešle do ERP (datum vystavení, splatnosti, DUZP, ceny apod.).
Již v tomto kroku přichází první úspora - v odbourání přepisování dat z dokumentů do ERP a v eliminaci překlepů při přepisování těchto dat.

Uložení příchozích faktur do DOCU‑X DMS přímo z e‑mailu

Systém umí ukládat faktury přímo z emailu, nebo po naskenování. Dokumenty jsou v elektronickém archivu okamžitě k dispozici všem uživatelům, kteří mají práva s fakturami pracovat.
Faktura je zabezpečena před ztrátou a snižují se počty papírových kopií. Navíc v případě společnosti s centrálou a několika pobočkami, je možný přístup z poboček k dokumentům na centrále.

Automatický schvalovací proces přijaté faktury

Po firmě přestávají kolovat papírové faktury. Tím pádem se celý proces urychlí a zpřehlední. Nedojde ke ztrátě faktur a odpadá kopírování. Vedení má vždy přehled, kdo má fakturu „na stole“ a vždy si ji může prohlédnout.
Lze vytvářet reporty např. výpis všech neschválených faktur atd.

Řešení obsahuje také systém DOCU‑X DMS, po jehož rozšíření začnete účinně spravovat elektronicky veškerou firemní dokumentaci.